Combien mon locataire me doit‑il — ou dois‑je lui rembourser ? — Montpellier

Ce qu’un bailleur peut récupérer, et ce qu’il ne peut pas

La liste des charges récupérables est fixée par le Décret n° 87-713 du 26 août 1987. Trois grandes catégories : services liés au logement et à l’immeuble, entretien courant et petites réparations des parties communes, taxes locatives. Les postes retenus par cet outil sont : ascenseur et monte-charge — électricité, maintenance, eau froide et eau chaude, chauffage collectif — combustible et entretien, parties communes — électricité, produits d’entretien, minuterie, tapis, vide-ordures, espaces extérieurs — coupe, désherbage, arrosage, produits de jardinage, employé d’immeuble (non logé) — salaire, gardien ou concierge logé assurant le nettoyage des parties communes et la sortie des ordures ménagères, gardien ou concierge logé n’assurant qu’une seule des deux tâches, taxe d’enlèvement des ordures ménagères et redevance d’assainissement.

La liste du décret n° 87-713 est limitative : les dépenses qui n’y figurent pas ne peuvent pas être imputées au locataire. C’est ce principe, et non une appréciation au cas par cas, qui fonde l’écartement des postes signalés ici. Les postes que cet outil écarte, parce qu’ils n’y figurent pas, sont : gros travaux (ravalement, toiture, remplacement d’équipement), réparations structurelles (gros œuvre, canalisations encastrées, vétusté), honoraires de syndic, frais de gestion locative, taxe foncière et assurance de l’immeuble (propriétaire non occupant, multirisque copropriété).

Ces postes ne sont pas retirés en silence. Chacun apparaît dans un encart distinct du décompte, avec son montant et le motif de son exclusion : c’est là que se trouve l’essentiel de l’écart entre un décompte juste et un décompte contestable.

Le gardien logé : 75 % et 40 %, selon ce qu’il fait

Le salaire de l’employé d’immeuble est récupérable en totalité. Les dépenses afférentes au gardien ou au concierge logé, elles, sont plafonnées. Gardien ou concierge logé assurant le nettoyage des parties communes ET la sortie des ordures ménagères : 75 % des dépenses. Gardien ou concierge logé n’assurant qu’une seule des deux tâches : 40 % des dépenses.

C’est le point sur lequel une régularisation dérape le plus souvent : la dépense de gardiennage est reportée à 100 %, alors que la part récupérable dépend des tâches réellement assurées. Cet outil traite les deux cas comme deux postes distincts, et la fraction non récupérable figure au décompte avec son montant.

Répartir : tantièmes ou surface

Les dépenses d’un relevé de copropriété portent sur l’immeuble entier. Elles se ramènent au lot par une clé de répartition : les tantièmes de charges figurant à l’état descriptif de division, ou la surface du lot rapportée à la surface totale.

Cet outil accepte les deux. Les tantièmes, lorsqu’ils sont saisis, priment sur la surface : ils sont la clé écrite au règlement de copropriété, la surface n’en est qu’une approximation. À défaut de tantièmes renseignés, le total est présumé égal à 10 000, valeur la plus répandue, et reste modifiable. Si aucune des deux clés n’est renseignée, les montants saisis sont pris comme étant déjà ceux du lot.

La procédure, aussi contraignante que le calcul

Régularisation au moins annuelle : Dès lors que le locataire verse des provisions pour charges, la régularisation est obligatoire et intervient au moins une fois par an. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23.

Décompte par nature de charges, un mois avant : Le décompte par nature de charges est communiqué au locataire un mois avant la régularisation. Un montant global, sans détail par nature, n’est pas conforme et expose la régularisation à contestation. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23.

Pièces justificatives tenues à disposition six mois : Les pièces justificatives sont tenues à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23.

Prescription triennale : 3 ans

Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer un solde de charges impayé. Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 7-1.

Lorsque la période saisie s’est achevée il y a plus de trois ans, cet outil le signale au-dessus du résultat. Le décompte reste produit : le constat porte sur le délai, pas sur l’exactitude du calcul.

Ce que ce décompte n’est pas

Le résultat est établi à partir des postes saisis et de la liste réglementaire des charges récupérables. Il ne vaut pas conseil juridique, et il ne remplace pas les pièces justificatives : la qualification d’une dépense dépend de sa nature réelle, que cet outil ne peut pas vérifier à partir d’un libellé.

Les valeurs saisies ne sont enregistrées nulle part : le calcul est fait sans compte, sans adresse e-mail et sans conservation.

Une rotation commandée par le calendrier universitaire

La majorité des entrées et sorties se concentre entre juin et septembre. Cette saisonnalité change le calcul de la vacance : une vacance d’un mois en juillet n’a pas la même signification qu’une vacance d’un mois en février, alors qu’un calcul annuel les traite à l’identique.

Elle change aussi la nature des baux : meublés et baux mobilité y sont proportionnellement plus fréquents, avec des durées, des préavis et des règles d’indexation qui leur sont propres.

Climat et performance énergétique

En zone climatique méditerranéenne, la consommation de chauffage pèse moins que dans le nord du pays, mais le besoin de rafraîchissement pèse davantage. Les seuils réglementaires étant nationaux, un même logement ne se compare pas de la même façon selon sa zone : c’est une des raisons pour lesquelles un chiffre doit toujours venir avec ses hypothèses.